Legal Issues in Social Media este prima conferinta locala axata pe analizarea potentialelor riscuri in social media, unde, specialisti in legislatie, resurse umane, comunicare corporativa si social media, isi propun sa analizeze strategiile adecvate pentru a intampina si depasi riscurile legale ridicate de angajamentul companiilor in social media.
Voi face toata ziua live-blogging de la evenimentul organizat de Evensys, in speranta ca va vor ajuta informatiile. Mai scrie pe blog despre discutiile de aici si Titus.
SESIUNEA I (Dezbatere)
Participanti la dezbatere:
Mugurel Radulescu, Group Coordinator of EU Industry Association Affairs, Public Affairs & Communications Manager, Romania & Republic of Moldova, Coca-Cola Hellenic
Roxana Ionescu, NNDKP
Cornel Cojocaru, Head of Communications, BCR
Ana-Maria Baciu, Partener, coordonator al practicii de proprietate intelectuala, NNDKP
Madalina Uceanu, Career Coach & Senior HR Advisor CareerAdvisor
Sorana Savu, Managing Partner Premium PR
Cristi China-Birta, Co-Fondator, Blogal Initiative
Discutii – idei principale
In online, astazi, in Romania, poate face orice, ce vrea. Este foarte greu de demonstrat orice, poate mai scump decat o campanie de PR. Este o mare problema pentru companii acest lucru, pentru ca este vorba de confidentialitatea datelor dintr-o companie.
Problema colectarii datelor personale este una de maxima actualitate. Trebuie sa stabilesti clar modul in care colectezi aceste date, felul in care iti vei construi baza de date si ce vei face cu aceste informatii. Majoritatea acestor probleme se rezolva prin boxuri care reprezinta accepturi de folosire a acestor date primite.
Social Media presupune automat educatie in companie, ca si in afara. Fara ea, companiile vor avea multe probleme de infruntat. Un rol important o joaca politicile interne, cum sunt redactate, cum sunt promovate, cum sunt aplicate. Un fel de Social Media Policy. Dar trebuie sa te gandesti, ca manager, sa incerci sa alcatuiesti echipe si sa lucrezi de asa maniera incat acele politici sa fie asumate. Si astfel el sa devina un adevarat ambasador in Social Media al brandului tau.
Cristian China-Birta isi doreste ca in companii sa fie clar ca au voie sa stea macar jumatate de ora pe Social Media, chiar si unde nu ai voie deloc sa stai pe Twitter, Facebook etc. Daca primesti un mail de la BCR cu informatii confidentiale si decizi sa le publici, ce poate sa iti faca firma? Procedurile legale si interne se aplica companiei nu blogului. Iar BCR are drept la replica in acel moment, ca publicitate sau nu.
In procesul de recrutare, pe Social Media se cauta obiceiurile personale, tipurile de pasiuni personale, experienta profesionala si cu cine esti conectat. Conteaza ce prieteni ai, ce poze au ei, ce fac etc. Tine de preconceptiile personale. In strainatate 41% din companii recunosc ca se folosesc de Social Media pentru a face recrutari. Dar asta nu tine cont de legalitate. In Codul Muncii se spune ca o persoana trebuie sa fie intrebata doar despre experienta sa personala in timpul recrutarii, nu si despre detaliile personale. Fisa postului trebuie sa cuprinda elemente despre Social Media, la nivel minim de legalitate, fara incalcare a vietii private. Deci, nu e legal sa te urmareasca companiile pe Social Media sau te recruteze in functie de ce faci acolo, dar se practica, asa ca tot trebuie sa avem grija ce scriem acolo.
Unii oameni din recrutare tin sa judece prea multe informatiile din Social Media, fara sa tina cont ca poate in spate se afla un om extrem de bine pregatit si de valoros pentru companie. Mereu apare filtrul personal si informatiile sunt vazute inainte ca un candidat sa ajunga sau nu la un interviu.
Concedierea datorita unor actiuni in Social Media: Nu este posibila in acest moment, la noi in tara. Se da un exemplu de la Microsoft SUA. Intrebarea insa daca am voie sa folosesc date pe care un angajat le publica la el pe wall, de exemplu? Da, dar sa nu le folosesc profesional sau public. Poti scrie oricum ce vrei daca esti cel mai bun din domeniul tau. In acel moment iti asumi tot ce scrii oriunde si la un eventual interviu de angajare nu va mai conta.
S-a pus problema daca exista posibilitatea sa nu lasi angajatul sa publice ca lucreaza pentru tine. Poti face asta doar daca acel canal este folosit doar personal. Dar se stabileste de la caz la caz si nu poate fi ceva obligatoriu. Trebuie sa stabilesti ca societate care sunt site-urile in care angajatii tai pot promova activitatea lor profesionala. Cu toate ca in multe cazuri, chiar daca scrie pe Facebook ca nu esti angajat, Google te va trada. Dar aceasta limitare nu este buna daca vorbim de echipa si de spiritul de echipa.
Sorana Savu isi doreste ca un blogger sa o sune si sa ii spune daca are o problema cu un client al ei, vrea sa publice un articol despre asta, si sa discute daca e cazul sau poate sa se rezolve altfel. Totul tine insa de bunul simt. Se da exemplu primaria sectorului 1 care a platit 10.000 de euro unei persoane despre care a scris la ea pe site ca are virusul HIV. Si o alta companie care a primit 40.000 de euro de la un blogger care a scris ceva defaimator despre ea.
Cine este proprietarul informatiilor postate in Social Media? Utilizatorul este dar isi asuma responsabilitatea ca se incadreaza in legislatia acelei tari. Pentru ca o companie sa evite sa se scrie negativ despre ea pe Social Media, printr-un mesaj unic sau printr-o serie de atacuri, trebuie sa faca Social Media! Si astfel sa aiba macar un canal online unde sa scrie o parere, un drept la replica etc. Orice ar fi, daca chiar trebuie sa iei masuri, le faci transparent peste tot: publici pe canalele tale drept la replica, anunti ca l-ai dat in judecata, cu argumente si faci tot ce e posibil sa fii sincer si sa iti controlezi criza de imagine, daca ea exista.
S-a ridicat problema implicarii in Social Media a CNA. In State exista ceva de genul, la noi ar putea dar practica ne contrazice. Cornel Cojocare ar sustine infiintarea unui astfel de sistem pentru ca ar aduce mii de locuri de munce. Iar practica cu retractarea nu tine la nesfarsit si de multe ori in acest domeniu nu conteaza. Pentru ca prejudiciul este facut deja. Ioana Avadanei, presedintele Centrului Independent de Jurnalism, spune o astfel de prevedere ar depasi institutia din tara noastra deoarece in acest moment nu are oameni, know-how, resurse financiare etc. Plus ca Facebook are o bifa pe undeva prin care utilizatorul cedeaza drepturile de autor asupra a tot ceea ce publica pe acest canal. Dar in Romania, autorul este cel acuzat, nu detinatorul informatia. Deci utilizatorul, nu Facebook.
Legea protectiei datelor ofera o protectie reala in Social Media? Da, dar depinde de o multime de lucruri. Ai dreptul de opozitie prin care poti cere acelei persoane sa stearga datele daca au fost prelucrate fara consimtamantul tau. Dureaza insa mult si trebuie sa invoci un motiv legitim pentru asta iar informatia poate sa circule pe tot internetul in aceasta perioada.
Cum te porti cu un angajat care a facut niste boroboate in Social Media? Ai niste reguli de HR care spun ceva, dar cel mai mult tine de relatiile umane. Il faci sa inteleaga ca ceea ce a facut ii afecteaza si lui imaginea, nu doar companiei. De multe ori ajungi la concluzia ca trebuie sa aiba bun simt. Datul afara e foarte dificil asa ca stabileste un plan de redresare in urma careia sa il poti concedia.
Ce faci cand apare un cont cu datele tale pe Facebook? Te duci la Facebook, completezi un formular si astepti foarte putin timp. E furt de identitate dar nu e reglementat in acest domeniu deocamdata. De cele mai multe ori nu poti face nimic, pentru ca nu stii cine este. Oricum este vital sa te cauti pe Google singur, sa fii atent si sa incerci sa controlezi tot ceea exista pe internet despre voi. Si trebuie sa ai grija cum iti construiesti brandul personal si cum reactionezi in astfel de situatii.
Sesiunea a II-a
Recrutarea prin social media – Ioana Marcu, HR Director, Orange Romania
Sunt riscuri si oportunitati. Dar nu avem cum sa recrutam astazi, la niciun nivel, fara sa tinem cont de Social Media.
Riscuri sunt: identitate falsa, control redus, oamenii se asteapta sa primeasca raspuns instant, frica de a folosi Social Media, lipsa unei strategii, sincope in comunicarea virtuala si subestimarea influentei unei anumite persoane.
Oportunitati: angajament cu audienta ta mult mai mare, expunere si vizibilitate, transparenta si comunicare directa, descurajarea barfelor si posibilitatea de a oferi o replica in timp util, este o cale de a atrage candidati.
Orange nu tine cont de Social Media in recrutare in acest moment, pentru ca se considera o companie sanatoasa in care conteaza rezultatele. Daca denigreaza imaginea companiei intr-un anumit fel, se discuta dar nu asta e primul pas in recrutare. Anunturile se fac acum pe cele mai mari motoare de cautare de joburi pentru ca se angajeaza primordial front-line cu varsta medie de 29 de ani (deci oameni activi in online).
Nu monitorizeaza activitatea angajatilor in Social Media dar se fac niste verificari la nivel general. Au avut cazuri interne care au aparut de la un angajat cu mesaj negativ referitor la companie, dar nu externe. Dar exista cursuri de etica online pe care angajatii sunt obligati sa le ia.
Exemplu: Orange first step – oferirea unui program de internship studentilor. Programul a fost promovat mult mai bine prin online si s-a cerut feedback pe Facebook inaintea lansarii campaniei de promovare.
Internetul si dreptul de autor – Ana-Maria Baciu, Partener, NNDKP
Producatorii de film contra Google
Google a fost recent condamnat de Curtea de Apel Paris pentru incalcarea drepturilor de autor in legatura cu postarea ilegala a patru filme. Un utilizator le-a postat pe Google Video si el a fost acuzat ca i-a permis sa faca asta. Le-a sters de pe platforma sa dar Google Video propunea in continuarea link-uri care acele imagini si a fost dat in judecata Google si Google France. S-a creat astfel o asa-numita “extraobligatie de diligenta” pentru furnizorii de servicii ale societatii informationale de stocare.
Impact si implicatii ale social media in HR – Madalina Uceanu, Career Coach & Senior HR Advisor CareerAdvisor
Impactul in Social Media e e mai multe nivele: recrutare si research, cultura organizationala, brand de angajator, comunicare si networking.
Studiu facut in strainatate in randul angajatorilor:
– 91% folosesc Social Media pentru screening-ul candidatilor,
– ii cauta 76% pe Facebook, 53% pe Twitter si 48% pe Linkedin
– au respins candidati pe baza unei informatii din SM: informatii neadevarate fata de CV, comunicare defectuoasa etc
– ce din profil te-a facut sa il angajezi: impresie generala buna, referinte bune, creativitate, conformitate cu CV, cultura generala etc
Riscuri: scurgerea de informatii. Solutie: educarea angajatilor, articularea confidentialitatii si a proprietatii intelectuale
Risc: reputatie slaba, zvonuri nefondate, brand de angajator afectat. Solutie: monitorizare feedback, audit al prezentei in online al angajatorului
Risc: publicarea si diseminarea insatisfactiei angajatilor. Solutie: forum intern, feedback instant personal
Risc: hartuirea virtuala. Solutie: cod de conduita, abuzul virtual in cadrul practicilor de neacceptat
Studiu de caz: Avem o tara, avem un brand, avem o criza – Cristi Dorombach, blogger
El a fost cel care a pus pe blog prima data stirea despre asemanarea dintre logotipul brandului de tara si alt caz. A fost trimis spre presa, cu embargo pana a doua zi la 10 dimineata. Mediafax l-a publicat la 5 dimineata, in serviciul public. A publicat asemanarea si a fost contactat instant de presa pentru ca in excursia din China deja de discuta despre asta.
Doar o persoana din Antena 3 l-a citat si a trimis lumea catre blogul lui. Ceilalti au spus ca un blogger a gasit informatia fara insa sa mentioneze cine. Din aceasta cauza, la Realitatea a ajuns mai tarziu pentru ca nu erau siguri de veridicitatea informatiei. El a trimis niste intrebari Ministerului Turismului cu lamuriri, dar ei au oferit aceste informatii presei si abia apoi catre el, mult mai evaziv.
Pentru ca Ministerul nu a avut un raspuns instant, cu argumente, serios, a izbucnit un scandal. Daca exista un plan de comunicare, “criza” asta putea fi folosita in folosul Romaniei. A contat oricum ca a fost publicat pe un blog cunoscut.
Sesiunea a III-a
Crizele pornesc in social media si sunt amplificate in mass media – Cristian Manafu, Evensys
Crize: frunza de la logo-ul Romaniei, Mihaela Radulescu cu poza trucata de Zoso, adminul EuroCinema Club care a sters tot continutul de pe o pagina de FB pentru ca nu si-a primit salariu, Radu Mazare care aparea mort pe Wikipedia, cont facut pe Twitter “NuCarpatica” impotriva firmei, boicotul contra clubului Heaven din Timisoara, reclama OOH la McDonalds cu un cos de gunoi langa el, cazul KFC cu viermii in pui (a scris Zoso care nu credea ca e adevarat, la 6 zile a dat stire Antena 1 iar KFC raspunde a doua zi acuzand un santaj) etc.
Frunza de tara si Mihaela Radulescu au avut cel mai mare impact pentru ca ele au ajuns pe TV. Impactul l-a dat mass media. Jurnalistii nu mai verifica si preiau la prima mana informatia, din dorinta de a fi primii.
Viata privata in social media – Roxana Ionescu, Asociat Manager, NNDKP
Majoritatea oamenilor de pe FB nu citesc regulile de privacy.
Exemple:
– Facebook a fost luat la intrebari de o firma din Germania pentru ca permite oamenilor sa pun butonul de “Like” pe site la ei si apoi urmaresc datele acestora si traseul lor online.
– Autoritatea pentru protectia datelor a investigat modul in care sunt folosite datele personale intr-un serviciu de internet personalizat al Romtelecom
– Facebook risca amenzi de 100.000 de euro pentru ca a retinut date ale unui utilizator care le-a sters initial (a cerut de la FB datele care le are despre el si a primit un CD cu tot ce a facut vreodata pe contul lui, chiar si multe lucruri sterse de el)
Ce informatii trebuie furnizate? Legea 677/2001, info recomandate de Grupul de lucru pentru protectia datelor instituit in temeiul art. 29 (identitatea serviciului de socializare in retea, scopurile si metodele de prelucrare a datelor, avertismente adecvate cu privire la riscurile la care poate fi supusa viata privata, pagina de baza a serviciului de socializare trebuie sa cuprinda un link catre o functie de depunere a reclamatiilor privind protectia datelor)
Consimtamantul: opt-in (ai de bifat niste casute cu da sau nu) sau opt-out (te anunta ca va face ceva si bifezi daca nu vrei). Exceptii in care nu ai nevoie de consimtamant: incheierea unui contract, realizarea unor masuri, indeplinarea unei obligatii legale a operatorului, intereseul legitim al operatorului, date obtinute din documente accesibile publicului.
Accept la aplicatii de Facebook: au in mod normal o declaratie de confidentialitate si pot folosi datele tale personale la care tu ai dat accept. Problema ca daca nu ai acces la aplicatie daca nu dai accept. Si nu vezi termenii sau alte declaratii decat dupa.
Noi reguli privind folosirea cookies-urilor: proiect de OUG pentru modificarea Legii nr. 506/2004, art. 4, alin 5, art. 5. Ai voie sa stochezi informatii in echipamentul terminal al unui utilizator doar daca acesta si-a exprimat acordul si i s-au furnizat, anterior exprimarii acordului, informatii clare si complete. Apoi, acest acord poate fi dat si prin utilizarea setarilor aplicatiei de navigare pe internet sau al altor tehnologii similare prin intermediul carora se poate considera ca abonatul sau utilizatorul si-a dat acordul, precum si prin enumerarea furnizorilor carora abonatul le interzice stocarea de info sau accesul la info stocata. In Romania se face prin intermediul setarilor de navigare (doar 8 state au optat pentru cerinta anuntata clar).
Social Media prin ochii generatiilor X si Y – Anca Petrescu, Human Resources Director, Labormed
Exista diferente enorme intre Generatia X ’60-’80 (lipsa de identitate personala, traiesc pt a munci, tehnofobi, cu familie, educatie solida, vor job sigur etc) si Generatia Y ’80 (sunt ancapetrescu.ro, le place sa comunice, sa socializeze, stiu tot, afla ce vor de pe internet, individualisti, vor sa isi gaseasca sensul in viata)
Companiile X (proceduri, scheme organizationale clare, sedinte, plan de cariera clar, autoritate, birocratie, programe de work-life balance, reguli, ierargie clara) si Companiile Y (structuri matriceale si flexibile, program flexibil, rapiditate, libertate, comunitate, proiecte, creativitate, CSR, proactivitate si Social Media).
In ambele companii se vede putin negativ Social Media. In X: Inutilitate, pierde de timp, timp de lucru redus, lipsa de loialitate, confidentialitate, iar in Y: Info incontrolabila, mesaje haotice, confuzie intre social si businnes. Totul depinde insa de ceea ce vrei de la organizatia ta si pentru ea.
Cum monitorizezi reputatia brandurilor in mediul online – Costin Cocioaba, Owner, Refresh.ro
Sursele sunt imprevizibile: neatentie (zoso / mihaela radulescu), lipsa unui departament de PR (Antena 2), orarul de munca (ghiseul.ro), lipsa unor specialisti de validare a unui branding.
Premise gresite: nu exista secrete, nu presupune ca poti ascunde info, fii pregatit pentru dialor si pentru a fi sincer, ajuta-ti publicul sa inteleaga ce se intampla.
Unde? ZeList, Mediabrief, MediaIQ, Mediafax Monitor
Sesiunea a IV-a
Cele mai interesante cazuri de cybersquatting in .ro – Delia Belciu, Asociat Senior, NNDKP
Nume de domeniu = secventa de caractere alfanumerice care permite identificarea unei adrese pe Internet
Acum exista peste 240 de coduri de tara administrate de organisme nationale abilitate. La noi se ocupa Institutul National de Cercetare si Dezvoltare in Informatica. Inregistrarea unui nume de domeniu nu inseamna detinerea lui ci dreptul de folosire.
Solutionarea conflictelor nume de domeniu vs marca se pot solutiona de catre furnizori de servicii de rezolvare a disputelor sau de catre instantele competente.
Studii de caz:
subaru.ro in 2007 – conflict intre titularul unei marci notorii (Fuji Jukogyo Kabushiki Kaisha) si fostul distribuitor al produselor sub aceasta marca in Romania (Radacini Autotrading SRL) – cerere respinsa pentru ca a fost se utiliza cu rea credinta dar nu a fost si deschis site-ul pentru asta
moment.ro in 2008 – primul caz in fata OMPI in care detinatorul unui nume de domeniu castiga impotriva unei plangeri formulate de titularul unei marci anterioare
ibm.com.ro in 2010 – IBM vs Linux care a inregistrat acest domeniu tinut inactiv timp de 14 ani (arbitrul a decis transferul numelui de domeniu catre reclamant)
annadior.com in 2008 – Christian Dior vs Paul Farley, site folosit pentru adulti, defaimare a marcii, similaritate care da confuzie, intentia respondentului de a viza marcile reclamantului
vinexpert.ro – reclamanta a inregistrat la OSIM numele dar, intre timp, cineva a lansat site-ul cu acest nume. S-a decis desfiintarea site-ului dar Curtea de Apel a respins solutia data. Inalta Curte de Casatie si Justitie respins recursul paratei ca nefondat si a mers pe ideea anularii acelei inregistari.
Exemplu: manafu.ro e detinut de Cristian Manafu dar altcineva vine si inscrie la OSIM firma Manafu de ciorapi dupa el, cu toate ca firma exista de mult timp. In teorie, se poate ca firma de ciorapi sa ia domeniul de la Cristian Manafu.
Orice e bun trebuie sa fie si moral, si legal si sa nu ingrase! – Monica Jitariuc, Online PR Director The Practice
PR-ul online nu vorbeste niciodata direct cu consumatorul ci prin intermediul unor influentatori sau lideri de opinie si prin Social Media. Ofera continut, face management de continut si enables contacte.
Nu exista o “lege a social media” ci multe politici pentru fiecare retea sociala, contracte cu bloggeri si clienti (drepturi, obligatii, termene de plata) si legi ale statului (legea 677/2001).
Apoi se folosesc codurile deontologice ale profesiei. Membrii nu vor subordona adevarul altor cerinte, transmite info care nu sunt bazate pe adevaruri etc.
Comunitatile nu trebuie construite sau ingrasate doar prin concursuri de like-uri sau facebook ads, desi ajuta si astea. Acei fani adusi nu sunt foarte valorosi pentru tine in situatia unei crize.
O criza poate incepe intr-un articol, sub un articol, intr-un tweet sau post pe Facebook, de la un post pe blog etc. Solutii: monitorizeaza, fii activ pe online si raspunde mereu, strange o comunitate care sa iti fie avocat in timp de criza.
Exemple: Cristina Bazavan a scris pe blog ca uraste Starbucks. Au dus-o la o degustare acolo, i-au aratat tot ce se intampla si ea a devenit un fan impatimit si participa la campanii alaturi de ei. Rosia Montana se confrunta des cu furt de identitate si multe site-uri sau conturi cu datele lor.
Ce pericole ascunde Facebook pentru companii – Alexandru Negrea, Social Media Manager, BCR
Utilizatorii de internet au mai multa voce decat in offline, au avantajul anonimatului si sunt mult mai critici.
Probleme care pot aparea:
– incalcarea clauzelor de confidentialitate prin simple postari pe Facebook de catre un cont personal al cuiva care si-a declarat locul de munca (“My salary is so small, I can declare that I am a volunteer”, “It is wrong if i think to kill my boss?”
– mare parte din problemele care pot aparea in social media tin de angajati, de comunicarea interna
– pe internet este vorba de viteza de reactie
– pentru o companie este nevoie de Social Media Policy pentru angajati ca un plus la Regulamentul de Ordine Interna (notiuni si termeni si reguli de bun simt), de un Social Media Manager din companie sau dintr-o agentie si Suport Online Live sau Semi-Live
– cel mai mare avantaj al unei pagini de Facebook este faptul ca poti face ca plangerile sa ajunga la tine direct si sa te ocupi direct de ele
Viata privata si locul de munca – Bogdan Manolea, Director Executiv al APTI
Exemplu pe Facebook: Angajat: “does not want to work today”. Angajator: “that’s funny, because we were just thinking abou firing you”.
Exista viata privata la locul de munca dar exista si un drept al angajatorului care spune ca el ne poate supraveghea ca angajatii sa isi faca treaba la munca. De aceea trebuie realizat un document agreat de ambele parti prin care intelegem ce avem sau nu voie sa facem la locul de munca. Vrem asta pentru ca apar 3 mari probleme: depasirea drepturilor de acces de angajat, depasirea drepturilor de acces de angajator si drepturilor de acces de catre administratorul de sistem.
Grupul de Lucru – articolul 29: principiul necesitatii (stabileste scop si vezi daca e necesara monitorizarea si pentru cat timp), principiul finalitatii (foloseste datele doar in scop specific, explicit si legitim) si principiul transparentei (angajatul are dreptul sa stie ce este urmarit, cand si de ce)
Felicitari Evensys pentru organizare. A fost cea mai utila conferinta la care am fost vreodata!
